Ibland undrar jag hur mycket av arbetsdagen som går åt till själva jobbet, och hur mycket som går åt till att flytta det mellan olika verktyg.
En förfrågan kommer i mejlen. Underlaget finns bland filer och chattar. Resultatet ska bli ett dokument som sedan skickas tillbaka. Varje moment kan vara enkelt, men tillsammans blir det många avbrott.
Från hittad information till nästa steg
Google beskriver nya möjligheter i Workspace där Gemini kan använda valda mejl, filer och chattar som underlag för att skapa exempelvis dokument och kalkylblad. Tillgången beror på funktioner, konto och vilka källor som är tillåtna.
För mig är poängen inte ett visst verktyg. Det är möjligheten att slippa bygga om samma underlag i varje steg.
Följ en uppgift hela vägen
Ta ett tänkt projektmöte. Efter mötet kopierar någon beslut till en statusrapport, skriver en separat sammanfattning i mejlen och lägger uppgifter i en lista.
Börja med att fråga vilken information som verkligen behöver finnas på tre ställen. Kanske räcker en gemensam uppgiftslista och en länk. Kanske kan ett granskat mötesunderlag bli utgångspunkt för både rapport och mejlutkast.
Att ta bort ett steg kan vara bättre än att automatisera det.
Alla kopplingar behöver inte AI
En fast överföring av ett ordernummer är en annan uppgift än att tolka en lång mejltråd. Den första kan ofta hanteras med vanliga regler, medan den andra kan vara ett område att prova AI i.
Bestäm också vad som händer om underlaget saknas eller två uppgifter motsäger varandra. Vem kontrollerar resultatet innan det skickas vidare?
Det här bygger vidare på att hitta rätt information, men fokuserar på vad som händer efteråt. Vi vill minska överföringarna, inte bara göra sökningen snabbare.