En orderbekräftelse beskriver vad som beställts. Följesedeln visar leveransen och fakturan kostnaden. När allt stämmer är kontrollen snabbt bortglömd, men den behöver göras varje gång.
Samla det som hör ihop
Ett första steg är att para ihop dokumenten med rätt order och jämföra antal, artikeluppgifter och priser. AI kan hjälpa till att läsa varierande PDF:er eller mejl. Själva jämförelsen kan ofta följa vanliga regler. Det viktiga är att visa både skillnaden och var uppgiften kommer ifrån.
En tydlig avvikelselista ger granskaren något konkret att börja med.
Bestäm vad som ska flaggas
En del leveranser är delade, andra har godkända prisändringar. Därför måste kontrollen följa ert verkliga arbetssätt. Saknade eller osäkert tolkade uppgifter behöver också hamna hos en människa.
Följ en beställning från inkommande underlag till ekonomin. Var sker samma kontroll flera gånger? Vilka fel brukar upptäckas? Börja med det steget och kontrollera resultatet på tidigare exempel innan flödet används i vardagen.