Titta på vad som händer efter kundens ja
Offertarbetet slutar inte alltid när kunden godkänner. Om leveransadress, omfattning och villkor måste skrivas in igen fortsätter det manuella arbetet i nästa system.
Följ en verklig beställning från godkännande till utförande. Var hamnar den senaste versionen? Vem ser kundens tillägg? Vilka uppgifter behöver den som ska göra jobbet, och vilka behövs först vid faktureringen?
Låt bekräftade uppgifter följa med
En koppling mellan systemen kan räcka när uppgifterna redan är strukturerade. Om godkännandet eller ändringarna finns i ett mejl kan AI hjälpa till att föreslå vad som ska föras över. En ansvarig behöver kontrollera att förslaget motsvarar det kunden faktiskt godkänt.
Bestäm vilken version som gäller och när en ändring kräver ett nytt godkännande. Att samma information finns på flera ställen hjälper inte om det är oklart vilken som är aktuell.
Börja med en överlämning
Prova först att förbereda arbetsordern från en godkänd offert. Låt en person granska och testa även ett ändrat kundbesked och ett ärende som redan förts över. Det ska inte skapas dubbla jobb.
Hos SomeWay börjar vi med stegen runt affären. Ibland finns den största förbättringen efter att offerten är klar, där någon annars får sätta ihop nästa underlag för hand.