Samma uppgifter, olika utseende
Fakturor, offerter och beställningar ser sällan likadana ut. En lösning som bygger på att ett belopp alltid står på samma ställe kan därför behöva handpåläggning när en leverantör byter mall.
AI-baserad dokumenttolkning kan vara ett alternativ när format varierar. Men även då behöver ni kontrollera att rätt fält har lästs ut. Att hitta en siffra är inte samma sak som att veta om den avser totalsumma, moms eller ett radbelopp.
Börja med tio riktiga dokument
Ta ett litet urval med olika layouter, skannade sidor och sådant som brukar krångla. Skriv ned vilka uppgifter ni förväntar er att få ut. Då ser ni vilka dokument som fungerar och vilka som behöver manuell kontroll.
Testa också saknade fält och dokument med flera tänkbara belopp. Otydliga uppgifter ska markeras, inte fyllas i genom gissningar. Använd bara underlag som ni får behandla i den valda tjänsten och miljön.
Lägg kontrollen där den behövs
När dokumenten hör till samma affär kan ordernummer, antal och priser behöva jämföras mellan order, leverans och faktura. Ett tolkningsfel får annars lätt följa med till nästa system.
Hos SomeWay börjar vi med att följa underlaget från mejl eller PDF till den som använder uppgifterna. Målet är ett enklare flöde med tydliga undantag, även när dokumentets utseende förändras.